สร้างบัญชีรายรับ-รายจ่าย และวิเคราะห์ข้อมูลง่ายๆ ด้วย Google Sheets
![สร้างบัญชีรายรับ-รายจ่าย และวิเคราะห์ข้อมูลง่ายๆ ด้วย Google Sheets](/content/images/size/w960/2025/01/balancesheet_googlesheets.webp)
การทำรายรับ-รายจ่าย มีมานานแล้ว ตั้งแต่การจดลงสมุดจนกระทั่งมี Application สำหรับการออม แต่บทความนี้เราจะสอนทุกคนออกแบบการทำรายรับ-รายจ่าย ด้วยตัวเอง ผ่าน Google Sheets ที่เป็น Web Application ฟรี ไม่ต้องเสียเงินใดๆ
หลังจากที่แอดพาทุกคนไปรู้จักกับ Google Sheets กันมาพอสมควรในบทความที่แล้ว พร้อมทั้งเปิดวาร์ปเข้าไปเรียนฟรีกันใน Coursera เราจะมาลอง Apply สกิลที่เราได้เรียนมาใช้กับชีวิตประจำวัน เพื่อเป็นการฝึกฝนให้เราคุ้นชินกับการใช้ Google Sheets อีกด้วย
สร้างชีทใหม่อย่างรวดเร็ว ตามสูตร!!
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-30.png)
ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน
แอดจะตั้งชื่อว่า "บันทึกรายรับรายจ่ายด้วย Google Sheets"
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-31.png)
สร้างชีทรายรับ
เริ่มด้วยการสร้างชีทรายรับ ที่มี Column ง่ายๆ 3 อัน
- วันที่: ใช้บันทึกวันที่รายรับเข้ามา
- ประเภทรายรับ: เช่น เงินเดือน, งานพิเศษ, ปันผลกองทุน และอื่นๆ
- จำนวนเงิน
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-33.png)
กำหนด Column วันที่ เพื่อให้ขึ้นรูปปฏิทินขึ้นมา
- คลิกขวาที่ Column วันที่ แล้วเลือก Data Validation จากนั้นเลือก Add a Rule
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-42.png)
2. กำหนดค่าใน Function ตามรูปภาพด้านล่าง
- Apply to range = Column ที่ต้องการใช้งาน กำหนดตั้งแต่ Row A2 เป็นต้นไป เพราะเราไม่รวมหัว Column
- Criteria = เลือกเป็น is valid date
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-43.png)
3. คลิก Cell ในคอลัมน์ วันที่ เพื่อเลือก Date จากปฏิทินที่ Pop up ขึ้นมาได้เลย
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-44.png)
สร้าง Drop-down ประเภทรายรับเพื่อง่ายต่อการใช้งาน
- คลิกขวาที่ Column ประเภทรายรับ แล้วเลือก Dropdown
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-37.png)
2. กำหนดค่าใน Function ตามรูปภาพด้านล่าง
- Apply to range = Column ที่ต้องการใช้งาน กำหนดตั้งแต่ Row B2 เป็นต้นไป เพราะเราไม่รวมหัว Column
- Criteria = เลือกเป็น Dropdown และใส่ค่าและกำหนดสีที่ต้องการลงไป แต่เรื่องสีแอดว่าแล้วแต่ความชอบ มีมากไปก็ลายตาใช้ได้เลย
เมื่อเสร็จทุกอย่างแล้ว ให้กด Done
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-38.png)
3. เลือกใช้งานประเภทรายรับผ่านตัว Dropdown ได้เลย
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-39.png)
เท่านี้เราก็สร้างชีท รายรับ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ลองกรอกข้อมูลไว้ก่อนได้เลย
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-47.png)
สร้างชีทรายจ่าย
สร้างชีทรายจ่าย ที่มี Column ตามนี้ (เพิ่มเติมเองได้)
- วันที่: ใช้บันทึกวันที่รายรับเข้ามา
- หมวดหมู่รายจ่าย: เช่น อาหาร, น้ำ, ไฟ, เติมน้ำมัน, อินเตอร์เนต, บันเทิง, หาหมอ, เที่ยว เป็นต้น
- ประเภทรายจ่าย: เช่น ค่าใช้จ่ายทั่วไป, ค่าใช้จ่ายประจำ (Internet, Netflix, Spotify), ผ่อนจ่าย
- ร้านค้า (Optional): เอาไว้ใส่คู่กับค่าอาหารเฉยๆ ก็ได้
- ประเภทการใช้ง่าย: เช่น เงินสด, บัตรเครดิต (จะแยกชื่อเป็นแต่ละบัตรก็ได้เหมือนกัน)
- จำนวนเงิน
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-50.png)
แอดจะไม่ลงรายละเอียดการสร้าง Dropdown กับ Data Validation เพิ่ม เพราะอธิบายแบบละเอียดยิบไปแล้วในชีทรายรับ เมื่อสร้างทุกอย่างเสร็จแล้ว ชีทรายจ่าย จะมีหน้าตาออกมาประมาณนี้
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-51.png)
เราลองมากรอกข้อมูลมากขึ้น เพื่อต่อยอดการทำ Descriptive Data Analytics หรือ การวิเคราะห์ข้อมูลง่ายๆ ด้วยตัวเราเอง
กรอกข้อมูลในชีทรายรับ และชีทรายจ่าย ให้เรียบร้อย
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-53.png)
วิเคราะห์ข้อมูลกันเถอะ
ทำ Pivot ในชีทรายรับ
- ลากครอบหัว Column A ถึง Column C จากนั้นไปที่ Insert > Pivot table
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-54.png)
2. ใส่ข้อมูลใน Function Pivot Table
- Data Range: ข้อมูลเพื่อนำมา Summarize ใน Pivot Table
- Insert to: พื้นที่ใช้แสดงตาราง Pivot
เมื่อ Set ค่าตามในภาพแล้ว ให้กดปุ่ม Create ได้เลย
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-55.png)
3. ตั้งค่า Pivot table
หลังจากนั้นเราจะได้ตาราง Pivot ออกมา ให้เรากดปุ่ม Edit เพื่อเข้าไปแก้ไขค่าต่างๆ ที่อยู่ใน Pivot โดยจะมี 4 ส่วนที่ต้องเข้าไปตั้งค่า
- Rows: เลือกสิ่งที่จะอยู่ใน Column แรก เพื่อเป็นมิติหลักในการมองข้อมูล โดยข้อมูลจะเรียงลงไปเป็นแบบ Long format
- Columns: เลือกสิ่งที่จะอยู่ในแนว Column ถัดๆ ไป โดยข้อมูลจะเรียงไปด้านขวาแบบ Wide format
- Values: เลือกค่าที่จะใช้เป็นตัวชี้วัด โดยส่วนใหญ่มักเป็นตัวเลข
- Filters: ใช้กรองสิ่งที่อยากให้แสดงหรือไม่แสดงใน Pivot Table
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-56.png)
โดยให้เพื่อนๆ ตั้งค่าตามภาพด้านล่าง โดยเราจะให้
- Rows = "วันที่"
- Columns = "ประเภทรายรับ"
- Values = "จำนวนเงิน"
- Filters = "ประเภทรายรับ" โดยจะเอา Checkbox ตรงค่าที่เป็น Blank ออก
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-57.png)
จากนั้นให้คลิกขวาที่คอลัมน์ วันที่ และเลือก Create pivot date group > Year-Month ตามภาพด้านล่าง
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-58.png)
จากนั้นเราก็ได้ตาราง Pivot ง่ายๆ ของชีทรายรับเรียบร้อย
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-59.png)
ทำ Pivot ในชีทรายจ่าย
- ตั้งค่า Pivot Table ตามภาพด้านล่าง
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-60.png)
2. คลิกขวาที่ Cell C2 แล้ว Create pivot date group > Year-Month เพื่อให้เราสามารถดูเป็นรายเดือนได้ ตามภาพด้านล่าง
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-61.png)
เชื่อมข้อมูลรายรับรายจ่ายเพื่อหายอดคงเหลือ
- แทรก Rows เข้าไปด้านบนประมาณ 3 แถว เพื่อให้มีพื้นที่ในการพิเคราะห์ข้อมูล แล้วพิมพ์
- รายรับ
- รายจ่าย
- คงเหลือ
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-63.png)
2. ใช้ VLOOKUP เพื่อดึงข้อมูลรายรับจากชีทรายรับมาเป็นตัวตั้ง
=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])
- search_key = ค่าที่เราใช้เป็นตัวเชื่อมจากชีทรายจ่ายไปยังชีทรายรับ
- range = ช่วงข้อมูลที่ต้องการเข้าไปหาค่า โดย Column ที่เชื่อมกันได้กับ search_key ต้องอยู่ Column แรกเสมอ
- index = ลำดับ Column ใน range ที่มีข้อมูลที่ต้องการ
- [is_sorted] ให้ใส่เป็น FALSE ไป
สามารถ Copy สูตรนี้ไปใช้งานในแถว รายรับ (Cell C1 และลากสูตรไปทางขวาจนถึง Cell E1 หรือลากต่อไปได้ตามต้องการ)
=VLOOKUP(C5,'รายรับ'!$F:$I,4,FALSE)
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-64.png)
3. ใช้ ArrayFormula + SUM เพื่อคำนวนผลรวมรายจ่าย
=ArrayFormula(SUM(C6:C))
สามารถ Copy สูตรนี้ไปใช้งานในแถว รายจ่าย (Cell C2 และลากสูตรไปทางขวาจนถึง Cell E2 หรือลากต่อไปได้ตามต้องการ)
![](https://www.malonglearn.com/content/images/2023/02/image-65.png)
4. ใช้ IF เพื่อสร้างเงื่อนไขในการคำนวนยอดคงเหลือ
=IF(ISNUMBER(B3)=FALSE,C1-C2,B3+C1-C2)
เงื่อนไขนี้คือ
ถ้า B3 หรือช่องด้านซ้ายไม่ใช่ตัวเลข = รายรับของเดือนปัจจุบัน - รายจ่ายของเดือนปัจจุบัน
ถ้า B3 หรือช่องด้านซ้ายเป็นตัวเลข = ยอดคงเหลือจากเดือนก่อน + รายรับของเดือนปัจจุบัน - รายจ่ายของเดือนปัจจุบัน
สามารถ Copy สูตรนี้ไปใช้งานในแถว คงเหลือ (Cell C3 และลากสูตรไปทางขวาจนถึง Cell E3 หรือลากต่อไปได้ตามต้องการ)
โดยเราสามารถต่อยอดด้วยการใส่ Conditional Formatting ให้กับยอดคงเหลือที่มีค่าติดลบให้แสดงผลเป็นสีแดงก็ได้ หรือสร้าง Chart เพิ่มจาก Pivot Table เพื่อเห็นภาพรวมค่าใช้จ่ายมากขึ้น
เท่านี้เราก็ได้ชีท บันทึกรายรับรายจ่ายด้วย Google Sheets พร้อมการวิเคราะห์ข้อมูลได้ว่า ค่าใช้จ่ายไหนที่มีมากเกินความจำเป็นทำให้ยอดคงเหลือเราติดลบ เป็นต้น
Recap
แค่ Function ไม่กี่อย่าง เราก็สามารถสร้างไฟล์ Google Sheets ที่มีประโยชน์กับตัวเราเอง โดยเริ่มจากเรื่องใกล้ๆ ตัวได้แล้ว ในบทความนี้แอดใช้แค่ 7 Functions เท่านั้นเอง
- Dropdown
- Data Validation
- Pivot Table
- VLOOKUP
- IF
- SUM
- ArrayFormula
Member discussion