ปัญหาการสื่อสารไม่รู้เรื่องในที่ทำงาน

"พูดไม่รู้เรื่องเลยว่ะ" สิ่งนี้มักเกิดขึ้นในความคิดใครหลายคนเวลาฟังคนอื่นพูด แต่ก็มีหลายครั้งเช่นกัน ที่เราอาจสลับหน้าที่เป็นคนพูดบ้าง และคนฟังก็แสดงให้เราเห็นเลยว่า “เราพูดไม่รู้เรื่อง”

สังเกตตัวเอง

เช็คตัวเองกันหน่อยว่าเรามีลักษณะทางกายภาพเหล่านี้หรือเปล่าเวลาเป็นคนพูด

• พูดเสียงเบา
• ใช้โทนเสียงที่ต่ำ
• คิดแต่เรื่องของตัวเอง
• พูดแต่เรื่องเดิมๆ
• ถามไม่ตรงประเด็น

ถ้าอ่านดูแล้วตรงกับตัวเรามากกว่า 2 ข้อ แสดงว่าเราเริ่มเป็นคนที่ "พูดไม่รู้เรื่อง" แล้วแหละ หากเราแก้อาการเหล่านี้ไม่ได้ ก็เตรียมอัพเลเวลจากคนที่พูดไม่รู้เรื่องกลายเป็น "คนที่น่าเบื่อ" ที่ไม่ค่อยมีคนอยากคุยด้วยได้เลย และจะตามมาด้วยความรู้สึกที่ว่า "เราเข้ากับคนยาก"

แน่นอนว่าเรื่องนี้มักกระทบกับชีวิตการทำงานเป็นหลัก และถูกเรียกอย่างเป็นทางการว่า "Lack of Communication Skills (การขาดทักษะการสื่อสาร)" เราทำงานของตัวเองเก่งก็จริง แต่ถ้าสื่อสารไม่รู้เรื่องอาจทำให้งานของเราไปไม่ได้ไกลอย่างที่คิด เพราะสื่อสารผิด ทำให้เข้ากับคนอื่นยาก "ปริมาณของประสบการณ์" จะช่วยพัฒนาการสื่อสารได้

"ทักษะการสื่อสาร เป็นสมบัติล้ำค่าของชีวิต คนที่ทำเรื่องนี้ไม่เก่งควรใช้เวลาฝึกฝนจนสามารถพูดต่อหน้าคนจำนวนมากได้อย่างสบายๆ การรู้สึกเขินอายเวลาพูดต่อหน้าผู้คนถือเป็นจุดอ่อนที่ร้ายแรงมาก" - Warren Buffet

วิธีพัฒนาทักษะการสื่อสาร ให้เรากลายเป็น "คนที่พูดรู้เรื่อง"

เปิดหัวด้วยการอ่อนน้อม

เอาจริงๆ หลายครั้งที่ประชุมหรือคุยกันในที่ทำงาน เรามักไม่รู้ว่าจะเริ่มยังไงตอนเปิดการสนทนา เช่น 

• "สวัสดีครับ วันนี้ก็จะมาคุยเรื่อง xxxx"
• "ตอนนี้เรามีปัญหาเรื่อง xxxx"

การเปิดหัวแบบนี้ทำให้ทุกคนเข้า Mode จริงจังทันที และทำให้บรรยากาศไม่ผ่อนคลายตั้งแต่เริ่ม เรียกได้ว่า Set Tone เข้มตั้งแต่แรก

การเปิดหัวการสนทนาที่ดีควรเป็นเชิงอ่อนน้อมถ่อมตน หากเราอยากได้ความช่วยเหลือก็ยิ่งสำคัญ เพราะถ้าเราโชว์เก่งใส่คู่สนทนาตั้งแต่แรก เค้าคงคิดว่าเก่งแล้วนี่นา จะช่วยทำไม?

• "วันนี้ขอฝากตัวด้วยนะครับ อยากขอคำแนะนำเรื่อง xxx พอดีไม่มีความรู้เรื่องนี้เลย"
• "ขอบคุณที่สละเวลามานะครับ อยากสอบถามและขอความคิดเห็นเรื่อง xxx"

บรรยากาศก็จะเริ่มเข้า Mode ขอคำแนะนำจากผู้รู้และเป็น Set Tone แบบช่วยเหลือซึ่งกันและกันแต่แรกเลย ทำให้การคุยนั้นมักจบด้วยการแก้ปัญหาบางอย่างได้เสมอ

พูดสิ่งที่คนฟังอยากฟัง

การรีบระบุหัวข้อ จะทำให้ผู้ฟังโฟกัสและเตรียมตัวได้เร็วขึ้นว่ากำลังจะเจอกับเรื่องอะไร พูดง่ายๆ คือ สรุปเนื้อหาหลักให้ได้ภายใน 10 วินาที ตัดคำพูดที่ไม่จำเป็นออกเพราะถ้ายาวเกินไป คนฟังก็อาจลืมไปแล้ว

การให้ความรู้คนอื่นส่วนที่สำคัญที่สุดคือการที่คนฟังต้องนำไปใช้ได้ด้วย สิ่งที่ทำให้คนอยากฟัง คือ ไดนามิก ความหนักเบาของเสียง ช่วยให้เรื่องที่พูดน่าสนใจขึ้น อย่าพูดแบบ Monotone เพราะอาจทำให้คนฟังเริ่มหาวและหลับได้

หัดมองในมุมคนอื่นก่อนบ้าง

การสื่อสารที่ดีในการทำงานระหว่างทีม สิ่งที่ง่ายที่สุดที่ทำให้อีกทีมฟังเรานั่นคือ เค้าจะได้ประโยชน์อะไร? ดังนั้นเราควรเริ่มจากประโยชน์ของผู้ฟังก่อน เพื่อให้เค้ารู้สึกอยากมีส่วนร่วมในการสนทนา เมื่ออีกทีมเข้าใจแล้วว่าจะได้ประโยชน์อะไรแน่ๆ เราค่อยบอกสิ่งที่เราอยากได้ ในเชิง "ขอความช่วยเหลือ" มากกว่าไปสั่งให้ทำอะไรตามที่เราต้องการ อย่าทำให้การคุยหรือประชุมกันทุกครั้งกับทีมเราเป็นการเพิ่มงานให้ทีมคนอื่น นี่แหละคือ "Win - Win"

ว่ากันที่ระบบ

หลายครั้งที่เรามักคุยกันที่ตัวบุคคลทำให้การสื่อสารนั้นเกิดความไม่พอใจกันในการทำงาน วิธีการมองอาจต้องมองในมุมของระบบ เป็นเพราะระบบมีปัญหาหรือเปล่าถึงทำให้ตัวบุคคลต้องทำแบบนี้?

เอาผู้ฟังเป็นตัวตั้ง

การสื่อสารที่ดี ผู้ฟังต้องเข้าใจ ซึมซับข้อมูล และยอมรับกับสิ่งที่เราพูด เวลาที่สื่อสารไม่รู้เรื่อง คนที่เอาตัวเองเป็นตัวตั้งมักโทษคนฟังว่าเข้าใจยาก แต่ถ้าคนที่เอาผู้ฟังเป็นตัวตั้งมักพยายามเปลี่ยนการใช้คำพูด และรูปแบบวิธีการสื่อสารให้ง่ายขึ้น

ควรมองตาผู้ฟัง หากเราเป็นคนขี้อาย ไม่กล้าสบตาผู้ฟังอยู่ตลอดเวลา ก็ให้เปลี่ยนจุดโฟกัสเป็นที่หว่างคิ้วแทน แต่พยายามไม่ละสายตาจากผู้ฟัง ที่สำคัญ คือ อย่าจ้องเขม็งแบบเครียด ควรมองด้วยสีหน้า ท่าทางแบบอ่อนโยนและเป็นมิตร

ฝึกสังเกตอย่างเข้าใจ การที่จะพูดให้คนอื่นเข้าใจได้ ต้องฝึกสังเกตปฏิกิริยาของผู้ฟังเพื่อให้ Reflect ตัวเองได้ว่าเราพูดยาวไปหรือเริ่มน่าเบื่อ จะช่วยให้เรารู้ว่าการพูดแบบไหนไม่ Work กับคนฟัง เพราะเมื่อฝึกพูดบ่อยๆ ก็จะเริ่มเข้าใจว่า ข้อมูลไหนที่ผู้ฟังควรรู้ ข้อมูลไหนพูดแล้วผู้ฟังสนใจหรืออยากถามต่อยอดและจะนำมาซึ่งการเรียงลำดับเรื่องราวในการเล่า ข้อมูลไหนควรอยู่ก่อน ข้อมูลไหนควรเอาไว้ปิดท้าย

การฝึกพูดหรือเล่าเรื่องสักเรื่องนึง แค่ฝึกสักสามรอบก็ใช้ได้แล้ว Key คือ การจำลำดับเรื่องราวให้ได้ และรู้ว่าตรงไหนเป็นหมัดเด็ด "ถ้าฟังเก่ง จะพูดเก่ง"

สรุป

ท้ายที่สุดเราอาจควบคุมคนฟังไม่ได้ทั้งหมด แต่อย่างน้อยเราสามารถเริ่มจากการควบคุมตัวเองให้ได้ว่าควรพูดและสื่อสารออกไปยังไงให้เข้าใจและน่าฟัง หวังว่าสิ่งที่เขียนไปทั้งหมดจะช่วยทุกคนสื่อสารได้ดีขึ้นไม่มากก็น้อย ชอบบทความแบบนี้ Comment บอกกันได้เลย ✍️