ชีวิตของ Middle Management

Intro to Middle Management

ปกติองค์กรขนาดเล็กจะไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องนี้เท่าไหร่ เพราะทุกคนในองค์กรสื่อสารกันได้ครบ 100% ทุกคนรับสารได้พร้อมกัน เข้าใจเหมือนกันได้ในครั้งเดียว แต่พอเริ่มขยับจากขนาดเล็กเป็นขนาดกลางที่มี 100+ คนขึ้นไป การสื่อสารกันอาจมีปัญหาเพราะไม่สามารถรับสารพร้อมกันได้ทีเดียว

วิธีที่องค์กรแก้ปัญหา คือ การตั้ง “Middle Management” ขึ้นมา เพื่อเป็นตัวกลางการสื่อสารลงไปถึงพนักงานให้ครบทุกคน ช่วงแรกอาจจะ Effective โคตรๆ เลยเพราะว่า Middle Management ชุดแรกอาจเป็นคนที่เข้าใจสารจาก Top Management ชัดเจนเพราะทำงานกันมานาน มีประสบการณ์และชุดความรู้ร่วมกัน

พอองค์กรขยับจากขนาดกลางเข้าสู่ขนาดใหญ่ 1,000 คนขึ้นไป Middle Management ชุดแรกก็ถูกปรับเป็น High Level Management และต้องรับหรือ Promote พนักงาน Middle Management ชุดใหม่เข้ามา อ่านมาถึงตรงนี้ น่าจะพอเดากันได้แล้วใช่มั้ยครับว่ากำลังจะเกิดอะไรขึ้น..

และใช่ครับ ปัญหาการสื่อสารกำลังจะเกิดขึ้น เพราะสารจาก Top Management จะถูกแปลงสาร 2 รอบผ่าน High Level และ Middle Management จนไปถึง Officer Level

Middle Management กำลังจะกลายเป็นไส้กลางของ Sandwich ที่ต้องรับแรงกระแทกทั้งจาก Top และ High Level Management รวมถึงจากฝั่ง Officer ด้วย หน้าที่ของ Middle Management ส่วนใหญ่หนีไม่พ้นการวางแผน และการประชุมที่มากเกินไป ช่วงแรกตารางประชุมจะเต็มในแนวตั้ง ก็คือประชุมกันวันละ 6-8 Meeting

พอหนักเข้าตารางประชุมก็จะเริ่มเต็มในแนวนอน คือประชุมซ้อนกันในเวลาเดียวกัน คิวแน่นกว่านายกรัฐมนตรีบางประเทศอีก และงานวางแผนรวมถึงดูแลคนของ Middle Management มักได้ทำจริงนอกเวลางานมากกว่า อ่านมาถึงตรงนี้อย่าเพิ่งท้อนะ เพราะที่จริงแล้วมีวิธีแก้อยู่เพียบเลย (แต่ไม่ได้บอกว่าจะทำได้ทุกวิธี)

วิธีเอาตัวรอดของ Middle Management

Prioritization

ทุกคนรู้อยู่แล้วว่าทุกอย่างสำคัญไม่เท่ากัน แต่โคตรแปลกที่เราพยายามจะทำทุกอย่างพร้อมกัน เพราะเข้าใจผิดว่าทำ Muti-Task ได้ แต่ที่จริงสิ่งที่ทำอยู่คือ "Task Switching" ที่ส่งผลให้เราทำงานช้ามากกว่าเดิมอีก และความจริงที่ปฏิเสธไม่ได้เลยก็คืองานในองค์กรมีอยู่ 2 ประเภท 

• งานด่วน
• งานด่วนมาก

ทางแก้คือ

1. ดูว่าเป้าหมายหลักคืออะไรและงานไหนตอบสิ่งนั้น
2. จัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด
3. ถามคนสั่งว่าจะเอาอันไหนก่อน 5555+
4. Find the A Players

Find the A Players

ในมุมมองของผม A Player คือ คนที่เก่งและนิสัยดี เก่งอย่างเดียวไม่พอต้องนิสัยดีด้วย 

ต้องเข้าใจก่อนว่าเราเองไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวคนเดียวและไม่ได้เก่งไปซะทุกเรื่อง เราต้องหาคนเก่งและนิสัยดีมาช่วย A Players เป็นคนที่ควรจะเก่งกว่าเราอย่างน้อย 1-2 อย่าง เพื่อเอามาช่วยทำในสิ่งที่เราไม่ถนัด แค่บอกเป้าหมายพวกเค้าให้ชัดเจนเค้าจะทำทุกวิถีทางแบบไร้กระบวนท่าจนทำเป้าหมายให้ลุล่วง

ความโชคดีของผม คือ ผมมี A Player มากพอทำให้ไม่หลอนมากเท่าไหร่ วิธีการหา A Player ส่วนใหญ่มาจากการแย่งชิงจากบริษัทอื่นหรือสร้างขึ้นมาเอง เอาไว้ผมมาลงรายละเอียดให้ใหม่อีกที มันยาวแน่ๆ 55+

Walk and talk

Concept นี้คือการให้ Management เดินออกจากโต๊ะบ้าง เพื่อเข้าไปดูว่าแต่ละคนเข้าใจสารที่สื่อตรงกับเรามั้ย เพราะภาษาไม่สามารถสื่อสารให้คนเข้าใจได้ 100% อยากสื่อสาร Effective ต้องทำซ้ำบ่อยๆ และ Recheck ให้ชัวร์อยู่เสมอ เชื่อได้เลยว่าทุกคนที่อ่านอยู่ตอนนี้คงเข้าใจไม่เหมือนผม 100% และแต่ละคนที่อ่านข้อความนี้ก็เข้าใจไม่ตรงกันแน่ๆ เพราะการสื่อสารไม่ใช่แค่การพูดแต่คือ ”การส่งต่อความคิด“

Ask WHY?

ถาม WHY ไปเรื่อยๆ จนเจอ Root Cause และแก้ปัญหาที่ต้นตอทำให้ปัญหาเดิมไม่กลับมาเกิดซ้ำ พูดอีกอย่างคือ เป็นการ Find the right problem to solve.

งานบางอย่างที่เรามองว่าจำเป็น เช่น การประชุมหลายๆ อันที่คิดว่าต้องมี แต่ถ้าเราแก้ปัญหาได้ถูกจุด การประชุมต่างๆ เหล่านี้อาจไม่จำเป็นต้องมีอีกต่อไป หัวใจสำคัญของการถาม คือ การฟังแบบ Active Listening เพื่อได้ยินในสิ่งที่เค้าไม่ได้พูด

Shadow Mode

ใครเป็น Middle Management ลองขอ Shadow หัวหน้าตัวเองดูเพื่อขยาย Perspective ด้านธุรกิจ และที่สำคัญคือได้ยกระดับ Soft Skills (ในกรณีที่หัวหน้ามี Soft Skills สูง) ได้เห็นวิธีการ Deal กับปัญหาที่ใหญ่ขึ้น และวิธีการจัดการกับ Stakeholder ระดับบนๆ มากขึ้น เป็นการซึมซับและพัฒนาทักษะ Management เพิ่มเติมได้

สรุป

แม้การเป็น Middle Management อาจดูเหมือนว่าต้องรับภาระหนักในองค์กร แต่คุณค่าที่แท้จริงแล้วคือการที่เราสามารถเป็นสะพานเชื่อมจุดต่างๆ ในองค์กรให้ Connect กันได้อย่างสมบูรณ์และราบรื่น

เมื่อเราลับคมทักษะการทำงานร่วมกับผู้อื่นให้ดีขึ้นเรื่อยๆ เราจะยิ่งกลายเป็นจิ๊กซอว์ตัวสำคัญที่องค์กรขาดไม่ได้ ❤️

อ่านแล้วคิดเห็นยังไง หรืออยากแชร์ประสบการณ์กับเพื่อนๆ ก็ Comment กันได้เลย ⬇️